เว็บบล็อกเพื่อการเรียนรู้ของ ปนัดดา พลชักซ้าย

วันศุกร์ที่ 11 ตุลาคม พ.ศ. 2556

ข้อที่ 1. ขั้นตอนการประมาลผลแบบอิเล็กทรอนิคส์ มีด้วยกับ 3 วิธี ดังนี้

1. การเตรียมข้อมูล

1. การประมวลผลข้อมูล

2. การแสดงผลลัพธ์

ส่วนขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลโดยรวมมีลักษณะดังต่อไปนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล ( Data Collecting)

การเก็บรวบข้อมูลแทบจะเป็นวิธีการแรกที่จะต้องนำมาใช้ในการประมวลผลข้อมูล ตัวอย่างเช่น การจดบันทึก การใช้เครื่องวัดต่างๆ เพื่อเก็บค่าตัวเลขที่จะนำมาใช้ข้อมูล ตัวอย่างเช่น การเก็บรวบรวมข้อมูลใบรับส่งสินค้า

2. การแยกประเภทข้อมูล (Data classifying)

เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาทำการแยกประเภท ตัวอย่างเช่น จากการเก็บรวบรวมข้อมูลใบส่งสินค้า จึงนำมาแยกประเภทเป็นใบรับสินค้าและใบส่งสินค้า

3. การเรียงลำดับข้อมูล (Data Sorting)

เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไมจัดเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น จากการเก็บรวบรวมข้อมูลใบรับสินค้า และใบส่งสินค้า หรืออาจจัดเรียงลำดับ เช่น จัดเรียงลำดับตามเลขที่ใบรับสินค้า เลขที่ใบส่งสินค้า หรืออาจจัดเรียงลำดับตามวันที่ของใบรับสินค้า และจัดเรียงลำตามวันที่ของใบส่งสินค้า

4. การคำนวณ (calculating)

เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาทำการคำนวร เช่น จากการเก็บรวบรวมข้อมูลใบรับสินนค้า ใบส่งสินค้าแล้ว จึงนำมาการคำนวณยอดรวมจำนวนเงินจากใบรับสินค้าและคำนวณยอดรวมจำนวนเงินจากใบส่งสินค้าในแต่ละวัน

5. การสรุป (Summary)

เป็นขั้นตอนการจัดทำสรุป เช่น จากการคำนวณยอดรวมจำนวนเงิน จากใบรับสินค้าและใบส่งสินค้าในแต่ละวัน จะสามารถสรุปได้ว่า ในแต่ละวันจะมียอดเงินรายรับจากใบส่งสินค้าสูงหรือต่ำกว่ายอดเงินรายจ่ายจากใบรับสินค้า เป็นจำนวนเงินเท่าใด ทำให้สามารถทราบสถานภาพทางการเงินของบริษัทได้

6. การบันทึกข้อมูล (Data Entry)

เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาทำบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลเข้าทางแป้นพิมพ์ การบันทึกข้อมูลโดยใช้สแกนเนอร์ (Scanner) เป็นต้น ทำให้เราสามารถบันทึกข้อมูลทั้งข้อมูลที่เป็นตัวเลข และไม่เป็นตัวเลขได้

7. การจัดเก็บข้อมูล (Data Storing)

เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่บันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์จัดเก็บลงในแฟ้มข้อมูล ในระบบคอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีการที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลได้สะดวก รวดเร็ว

8. การค้นคืนข้อมูล (Data Rtrieval)

เป็นขั้นตอนการค้นหาข้อมูลจากข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

9. การทำรายงาน (Reporting)

เป็นขั้นตอนการจัดทำรายงานที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลตามที่ผู้ใช้และผู้บริหารต้องการ การทำรายงานอาจจัดทำในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถสื่อความหมายที่ทำให้ผู้ใช้เข้าใจได้ง่ายหรือจดทำรายงานในรูปแบบที่ผู้บรหารสามารถนำไปใช้พิจารณาประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ เช่น การเสนอรายงานในรูปแบบของตาราง แผนภูมิต่างๆ เป็นต้น

10. การทำสำเนา (Duplication)

เป็นขั้นตอนการทำสำเนาเอกสารที่จำเป็นเพื่อส่งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง การทำสำเนาอาจใช้วิธีสั่งพิมพ์จากคอมพิวเตอร์หลายๆ ชุด หรือใช้วิธีถ่ายเอกสาร เป็นต้น

11. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication)

เป็นขั้นตอนการส่งข้อมูลหรือรายงานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องในรูปของรายงานที่เป็นกระดาษ หรือส่งข้อมูลรายงานไปในแผ่นจานแม่เหล็ก หรือส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

12. การสำรองข้อมูล (Data Backup)

เป็นขั้นตอนการทำสำรองข้อมูลที่เก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ ในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก เป็นต้น เพื่อการสำรองข้อมูลไว้ในกรณีที่แฟ้มข้อมูลจริงเสียหาย

13. การกู้ข้อมูล (Data Recovery)

เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ทำสำรองไว้กลับมาใช้งาน ในกรณีที่แฟ้มข้อมูลจริงเสียหายก็จะนำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาติดตั้งในชุดจานแม่เหล็กในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้งานแทนแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย

กรรมวิธีต่างๆ ในการประมวลผลข้อมูลดังได้กล่าวมาข้างต้น เป็นขั้ตอนหลักๆ ซึ่ในแต่ละรบบงานอาจมีการใช้กรรมวิธีที่แตกต่างกันได้ ไม่จำเป็นครบทุกขั้นตอน ขึ้นอยู่กับความจำเป็นและความเหมาะสม

ข้อที่ 2.โครงสร้างของข้อมูล

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)
แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ
1. โครงสร้างเชิงกายภาพ (Physical Data Structure)

อธิบายวิธีการจัดเก็บข้อมูลในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็กและดิสก์

2. โครงสร้างเชิงตรรกะ (Logic Data Structure)

อธิบายการจัดเก็บข้อมูลและความสัมพันธ์ต่าง ๆ ของข้อมูลในระบบฐานข้อมูล แสดงให้เห็นถึงการจัดระเบียบการทำงานและการมีปฎิสัมพันธ์ภายในระบบฐานข้อมูลโดยมีลำดับขั้นจากหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดไปยังฐานข้อมูล

โครงสร้างข้อมูล.(Data Structure)
ในการนำข้อมูลไปใช้นั้น เรามีระดับโครงสร้างของข้อมูลดังนี้
บิต (Bit) คือ ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้ งานได้ ซึ่งได้แก่ เลข 0 หรือ เลข 1 เท่านั้น
ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0, 1, …, 9, A, B, …, Z และเครื่องหมายต่างๆ ซึ่ง 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว เป็นต้น
ฟิลด์ (Field) ได้แก่ ไบต์ หรือ อักขระตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปรวมกันเป็นฟิลด์ เช่น เลขประจำตัว(ID) ชื่อพนักงาน(name) เป็นต้น

เรคคอร์ด (Record) ได้แก่ ฟิลด์ตั้งแต่ 1 ฟิลด์ ขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องรวมกันเป็นเรคคอร์ด เช่น ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัว ยอดขาย ข้อมูลของพนักงาน 1 คน เป็น 1 เรคคอร์ด
ไฟล์ (Files) หรือ แฟ้มข้อมูล ได้แก่ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดรวมกัน ซึ่งเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น ข้อมูลของประวัติพนักงานแต่ละคนรวมกันทั้งหมด เป็นไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับประวัติพนักงานของบริษัท เป็นต้น

ฐานข้อมูล (Database) คือ การเก็บรวบรวมไฟล์ข้อมูลหลายๆ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกันมารวมเข้าด้วยกัน เช่น ไฟล์ข้อมูลของแผนกต่างๆ มารวมกัน เป็นฐานข้อมูลของบริษัท เป็นต้น

ข้อที่ 3. ฐานข้อมูลที่นำมาใช้ในองค์กรที่ข้าพเจ้าทำงานคือ ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น

(Hierarchical Database Model)

เนื่องจากในหน่วยงานมีการแบ่งแยกของแต่ละฝ่ายแต่ส่วนความรับผิดชอบออกอย่างชัดเจนและได้นำฐานข้อมูลแบบลำดับขึ้นมาใช้เพื่อง่ายและสะดวกต่อการจัดเก็บข้อมูลของแต่ละแผนก ง่ายต่อการตรวจสอบ และสะดวกสบายต่อการค้นหาของผู้ที่มาติดต่อกับองค์กร

ส่วนระบบที่นำมาใช้ในองค์กรคือ ระบบ Accpec Program/ Internet ที่สามารถใช้ได้ทั่วทั้งองค์กร ในการเก็บข้อมูล การส่งข่าวสาร การออกใบสั่งซื้อ การทำระบบบัญชี เป็นต้น

ข้อที่ 4 . ความแตกต่างของระบบ

การประมวลผลแบบแบทซ์

( Batch Processing )

เป็นวิธีที่ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผล วิธีนี้จะไม่มีการโต้ตอบกัน (Interactive) ระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออฟไลน์ (off-line) เช่น ระบบการคิดดอกเบี้ยทบต้นทุก 3 เดือน หมายถึง หากยังไม่ถึงกำหนด 3 เดือน จะไม่มีการคิดดอกเบี้ยให้

ข้อดี
• เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณงานมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทันที

• ง่ายต่อการตรวจสอบ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย
• ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล

• เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล

ระบบเรียลไทม์ (Real-Time System)

ระบบเรียลไทม์ (Realtime) คือระบบที่สามารถให้การตอบสนองจากระบบอย่าง ทันทีทันใดเมื่อได้รับอินพุตเข้าไป ในทางอุดมคติระบบเรียลไทม์นี้จะเป็นระบบที่ไม่เสียเวลาในการประมวลผลหรืออาจจะกล่าวได้ว่าเวลาในการประมวลเป็นศูนย์ แต่ในทางปฏิบัติเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานแบบเรียลไทม์นี้ไม่สามารถผลิตขึ้นมาได้ เราทำได้เพียงการลดเวลาการประมวลผลให้น้อยที่สุด จนไม่สามารถเห็นความแตกต่างของช่วงเวลาที่ป้อนอินพุตเข้าไปและได้รับเอาต์พุตออกมา เวลาของความแตกต่างนี้เรียกว่า “เวลาตอบสนอง” (response time) ซึ่งผู้ใช้งานทั่วไปต้องการเวลาตอบสนองให้น้อยที่สุดเพื่อประสิทธิภาพของระบบ ระบบเรียลไทม์นิยมนำไปใช้ในการควบคุมกระบวนการในทางอุตสาหกรรม ซึ่งปัจจุบันสามารถควบคุมด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยให้ค่าเวลาตอบสนองที่ยอมรับได้ สำหรับในวงการคอมพิวเตอร์ระบบเรียลไทม์เข้าใกล้อุดมคติมากขึ้นเนื่องจากความเร็วในการประมวลผลของซีพียู